EMail Kommunikation: Kurz, klar und auf dem Punkt

Interaktiv zum Ziel führen - Impulse von Christina Wanke, 28.9.2016
EMail Kommunikation: Kurz, klar und auf dem Punkt

Lange Formulierungen im E-Mail-Austausch brauchen unnötig viel Zeit, für den Schreiber ebenso wie für den Leser. In der Hektik des Alltags macht im Austausch mit bereits bekannten Personen ein kurzer, knapper Email Stil deshalb durchaus Sinn. Klare Aufforderungen helfen zudem, auf einen Blick zu erkennen, was gewünscht ist. Hierzu möchte ich ein einfaches Mittel vorschlagen.

Kürzlich bekam ich wieder eine dieser Email-Nachrichten mit Anhang, aus welcher aber nicht klar hervorging, was nun von mir erwartet wurde. War das angefügte Dokument nur zur Information? Sollte ich dazu ein Feedback geben? Und wenn ja, wie schnell war dieses gefordert?

Da kam mir der gute alte Kurzbrief in den Sinn, welcher im Zuge der elektronischen Kommunikation praktisch untergegangen ist. Wir erinnern uns noch schwach daran: Anstatt einen langen Text zu schreiben, konnten wir einen Betreff notieren und unkompliziert und im Nu ankreuzen: zur Kenntnisnahme – zur Stellungnahme – zur Erledigung – gemäss Besprechung/Fax/Telefon usw. Einfach einen Haken setzen und dem Empfänger war sofort klar, was gewünscht ist. Und dies ohne die Gefahr, wegen knapper Formulierungen unfreundlich zu wirken!

Icons oder Schlüsselworte statt lange Sätze

Mein spontaner Gedanke war: Weshalb verwenden wir für einfache Email-Nachrichten – vor allem in eingespielten Arbeitsbeziehungen im internen Email Verkehr - nicht ein ähnliches Format? Dies macht umso mehr Sinn, weil erfahrungsgemäss weit über 50% aller Emails innerhalb der eigenen Organisation stattfinde! Wie viel Zeit würden wir demnach im internen Austausch sparen, wenn wir uns beim Schreiben einfacher  Nachrichten nicht mehr um Formulierungen kümmern müssten und beim Lesen auf ein Blick klar wäre, was der nächste Schritt ist?

In ein paar einfachen Zeilen könnte beispielsweise zum Anhang hinzugefügt werden:

  • zur Information
  • zur Erledigung
  • Bitte um Feedback bis...
  • Bitte um Antwort bis...
  • Weiterleiten an...
  • Gemäss Besprechung/Telefon

Statt Worte könnten auch aussagekräftige Icons verwendet werden. Wir würden damit vielleicht nur einige Minuten sparen, aber dies X mal am Tag! Und bei komplizierteren Inhalten können wir uns dann umso mehr um sorgfältige Formulierungen kümmern. Vielleicht probieren Sie es einfach einmal aus. Und wenn Sie mehr über komplexere Fragen einer effektiven Kommunikation nachdenken möchten, stehe ich als Sparring Partner gerne zur Verfügung. Fragen Sie unverbindlich an.